Обработка заявок и резюме переводчиков.

В жизни каждого бюро переводов рано или поздно наступает момент, когда входящей информации становиться слишком много.

В ней сложно ориентироваться, находить нужные данные, что приводит к потере времени. А потеря времени — это как правило и потеря клиентов.

Ведь несвоевременный ответ, запоздалый счет на оплату услуг, не вовремя выполненный заказ приводят к потери авторитета и доверия со стороны клиентов и внештатных сотрудников.

Это недопустимо.

Во избежание подобных ситуаций, воплощаются различные программы по систематизации базы данных, что позволяет получить доступ к любой информации одним-двумя кликами мышки.

Обработка заказов, просчет стоимости, ведение и расширение клиентской базы — все эти действия выполняются с большей эффективностью, когда работает данная система. В каждом бюро переводов это реализовано по своему.

Подробнее хотелось бы остановиться на обработке заявок от внештатных переводчиков на участие в каких-либо проектах.

Так как в нашей компании в качестве внештатных переводчиков задействовано более трех тысяч человек, работу с ними также было необходимо систематизировать. Большинство из них это специалисты с английским, немецким, итальянским испанским языкам. Вообще, около 80% всех переводчиков в базе — специалисты по европейским языкам.

Поэтому, мы поступили следующим образом.

Разделили всех переводчиков по языковым парам, выделили тех, кто уже работал с нами ранее и тех с кем работать еще не приходилось. Резюме каждого переводчика о его опыте, рекомендательные письма и другая информация доступны по ссылке из общей базы.

В нашем распоряжении имеются дополнительные базы переводчиков, зарегистрированных на наших сайтах.

Когда к нам обращается заказчик, для нас не составляет труда и не занимает много времени найти требующегося исполнителя по данному заказу.

Исполнитель определяется следующим образом.

Выбирается группа контактов по необходимой языковой паре и делается рассылка с указанием объема, стоимости и сроков выполнения.
С сервера сайта проводится рассылка по тому же принципу зарегистрированным переводчикам.
То же делаем в Skype по выбранным контактам — эта группа пользуется приоритетом, так как состоит из постоянно задействованных переводчиков.

Из откликнувшихся кандидатов, выбирается те, кто по нашему мнению максимально подходит для данного заказа.

Несколько рекомендаций для соискателей.

Если по каким-то причинам, вы не желаете чтобы вам приходили от нашей компании уведомления по e-mail о работе, просьба в ответном письме кратко это указать, не вдаваясь в подробности. После получения от вас такого ответа, мы удалим информацию о вас из нашей базы данных.
Если данный проект, по которому вы получили сообщение, вас не интересует, но вы не против, если в будущем подобные сообщения будут вам приходить по электронной почте, просто проигнорируйте письмо. Не нужно комментировать что-либо — сроки ли, стоимость ли оплаты, или что-то еще. От вас нужно только либо согласие, либо отказ. Неверно понятый комментарий может быть принят за отказ сотрудничать в принципе, и данные о вас будут удалены, как в первом пункте.
Если вы заинтересованы в выполнении заказа, просьба отвечать по существу на указанные в сообщении вопросы. Если у вас также имеются вопросы, задать их можно позже, в текущем режиме, когда именно вы уже будете выбраны в качестве исполнителя. Имейте ввиду, что это сообщение будет получено десятком или более исполнителями, и вопросы на отвлеченные темы во-первых останутся без ответа, во-вторых выбор будет сделан в пользу другого исполнителя, который максимально точно, кратко, лаконично даст ответ.

На полученные от вас сообщения, такие как «А откуда вы обо мне узнали?» и т.п., отвечать не будем. Время — это очень важный фактор, о котором писалось выше.

Мы стараемся за минимальное время достичь максимальной эффективности в нашей работе.

Надеемся на ваше понимание.